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MANUAL TRATAMIENTO DE DATOS

OBJETO DEL TRATAMIENTO DE DATOS

El presente Manual tiene por objeto adoptar las políticas del tratamiento de datos personales, para proteger el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos de propiedad de FUNDACION NORTE SUR, así mismo está comprometida en todas sus actuaciones y por todos los medios en los cuáles se solicita información: física, electrónica, virtual, telefónico, vía web, etc., al respeto de los derechos de sus clientes, proveedores, empleados y terceros en general. Por eso, adopta el presente manual de políticas de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento de datos personales.

El presente manual le es aplicable a los datos personales de personas naturales registrados en las bases de datos relativas a Empleados, Miembros de Junta, Proveedores y Clientes (en lo pertinente) de FUNDACION NORTE SUR, los cuales sean susceptibles de tratamiento.

OBJETIVO DEL TRATAMIENTO DE DATOS

El Tratamiento de datos tiene por objetivo permitir a la FUNDACION NORTE SUR, recolectar, utilizar y transferir información solo al titular, referente a los diferentes programas de carácter académico, técnico y de movilidad y que son de interés colectivo por el contenido, pertinencia y actualidad de los programas.

AUTORIZACIONES

Cuando por alguna circunstancia un destinario reciba información de los diferentes programas de capacitación que adelanta la Fundación Norte Sur, el titular tendrá siempre la opción de revocar la autorización y/o solicitar la supresión del registro; para tal efecto la Fundación Norte Sur ha implementado mecanismos a través de medios técnicos que facilitan al Titular de los datos su manifestación automatizada; a través del sitio web, correo electrónico o vía telefónica.

Para efectos de lo anterior la FUNDACION NORTE SUR se encargará directamente del tratamiento de los datos personales; no obstante, se reserva el derecho a delegar en un tercero esta función, siempre exigiendo al encargado el tratamiento y la implementación de los procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la confidencialidad de los mismos.

DEBERES DE LA FUNDACION NORTE SUR

  1. Garantizar siempre al Titular el idóneo manejo de la información en pleno ejercicio del derecho de hábeas data.

  2. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.

  3. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  4. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la informaciórn suministrada a este se mantenga actualizada.

  5. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

  6. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley

  7. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

  8. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en el presente manual

  9. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Títular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

  10. Informar a la autoridad de protecciín de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

  11. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

DERECHOS DEL TITULAR DE DATOS

El Titular tendrá los siguientes derechos que las leyes sobre protección de datos personales le ofrecen:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, frente a FUNDACION NORTE SUR, responsable del tratamiento de datos.

  2. Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a FUNDACION NORTE SUR, salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.

  3. Ser informado por parte de FUNDACION NORTE SUR, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por mal uso de sus datos.

  5. Modificar o revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento, la Entidad ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La FUNDACIÓN NORTE SUR aplicará los siguientes principios específicos, que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD

El tratamiento de datos de toda persona, que no tengan la naturaleza de públicos, implica garantizar la reserva de la información, pudiendo sólo suministrar o comunicar los datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.

En consecuencia, FUNDACION NORTE SUR se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información personal, contable, técnica, comercial y/o académica o de cualquier otro tipo suministrada en la ejecución y ejercicio de sus actividades. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

PRINCIPIO DE FINALIDAD

El Tratamiento de datos personales que FUNDACION NORTE SUR realiza, obedece a la finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014.

PRINCIPIO DE LEGALIDAD

El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014 y demás normatividad que las complementen, modifiquen o deroguen.

PRINCIPIO DE LIBERTAD

FUNDACIÓN NORTE SUR puede tratar y ceder los datos personales que se encuentren almacenados en sus bases de datos, sin el previo consentimiento del titular, siempre y cuando, estos provengan de los registros públicos, o que si bien no están contenidos en ellos, sean de naturaleza páblica o se encuentran en bases de datos excluidas por la Ley (periodistas, investigación estadísticas, gubernamentales, universidades, etc). En caso contrario deberá contar con la aprobación expresa del titular del dato.

CLASIFICACION DE BASES DE DATOS

La FUNDACION NORTE SUR ha clasificado sus bases de datos de la siguiente forma:

BASES DE DATOS DE CLIENTES

Bases de datos que contienen información de los clientes de FUNDACIÓN NORTE SUR, cuyo tratamiento tienen como finalidad ofrecer los programas académicos formales o no formales y/o de movilidad. Esta base de datos incorpora información privada y pública.

BASES DE DATOS DE EMPLEADOS

Estas bases de datos contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con la FUNDACIÓN NORTE SUR, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. Esta base de datos incluyen los datos personales de los empleados y exempleados. Esta base de datos incorpora información privada y pública.

BASES DE DATOS DE PROVEEDORES

Estas bases de datos contienen datos de las personas naturales, que mantienen un vínculo contractual y/o comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por FUNDACIÓN NORTE SUR, para la adquisiciones de servicios y bienes demandados por ella para su normal funcionamiento o el cumplimiento de algunas de sus funciones. Esta base de datos incorpora información privada y pública.

BASE DE DATOS MIEMBROS DE JUNTA

Estas bases de datos contienen datos de las personas naturales Miembros de la Junta Directiva de la FUNDACIÓN NORTE SUR, cuyo tratamiento tiene como finalidad la convocatoria a reuniones y eventos que se generen para el cumplimiento de sus funciones y/o actividades. Esta base de datos incorpora información privada y pública.

REGISTRO DE LAS BASES DE DATOS

De conformidad con lo establecido en el Capítulo 26 del Decreto Único 1074 de 2015, el artículo 12 del Decreto 886 de 2014 y la Circular Externa No. 002 de 2015 expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), la FUNDACIÓN NORTE SUR reportará y actualizará en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) el inventario de bases de datos que están bajo su cuidado.

FUNDACIÓN NORTE SUR ha designado como responsable del tratamiento de datos personales al área de Administración y ProtecciÓn de Datos, para recibir, procesar y canalizar las distintas solicitudes que se reciban, quienes deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualizacián, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales. En el evento en que usted considere que la FUNDACIÓN NORTE SUR dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación dirigida al Área de Administración y Protección de Datos de la FUNDACIÓN NORTE SUR, Calle 16 No. 107 - 59, Cali - Valle. Email: info@fundacionnortesur.org

VIGENCIA

El presente Manual rige a partir del nueve (09) de noviembre de 2016 y estará vigente mientras no se publique en el sitio web: www.fundacionnortesur.org una nueva versión del mismo

 
Fundación Norte Sur